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さて、前編では、「外国人と仕事するとき、どうやってストレスをためないか」について、
に分け、2と仕事する上での心構えについてお伝えしました。後編では、「具体的にどのように進めればよいか」のポイントについてお知らせします。
実は、2.その他の国々の人々と仕事を進めるうえで、いくつかポイントを押さえると、ぐっとやりやすさが増します。だまされたと思って試してみてください。
今こちらが依頼しているタスクは何で、先方から依頼されているタスクは何かを、一枚のExcelにまとめておきます。上記2.その他の国々の人々で、こうしたタスク管理を自主的にきっちりやってくれる人に、私は出会ったことがありません。なので、あなたがやるしかありません。たとえ彼らにその役割があったとしても、あなたがやったほうが確実です。
タスク管理は結構面倒ですが、お互いの理解が違うときに「いつ、ここに書いて共有しているのだからきちんとやってください」と主張するための材料になりますし、自分も相手も細々した仕事を忘れずに済むというメリットがあります。毎日顔を合わせるわけではないので、こうしたタスク管理は重要です。ポイントは、どんな小さなタスクもExcelに入れて管理することです。タスク管理システムがあれば、それを使うのもよいでしょう。
毎日連絡して、タスクの残りを確認します。「あとタスクの残りはxxとxxで、期日はxxなので、よろしく」と言って、相手にタスクを思い出してもらう、また優先順位を上げてもらいましょう。「それくらい自分でやってよ」と言いたくなりますが、まずやってくれないので、自主的な改善を期待するより、こちらから何度もつつく方が効果的です。メールも良いですが、SkypeやWhatsAppなどで軽く確認するほうが、返信も早くよいと思います。
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日本人、日本企業は品質へのこだわりが、2.その他の国々の人々と比べると高いです。2.の国々では、60点で充分というところでも、日本企業は最低85点必要ということは往々にしてあります。この差25点をどう埋めるかですが、まずはあなたが「最高品質責任者」になったつもりで、仕事の中身をチェックしましょう。もちろん自分でチェックしきれない部分もあるでしょう。しかし、自分でできる部分は自分でチェックするのが早いです。
と、言うのは簡単ですが、これをやろうとすると大きな負担が生じます。やりすぎると、その仕事量の多さと、品質意識の違いの大きさの前に、文字通り燃え尽きます。燃え尽きてはいけません。問題は組織的に解決しましょう。海外の相手（カウンターパート）に直接言っても状況は改善しないので、自分の上司から相手の上司に言わせるなど、一段高いレベルの問題解決方法を取るのがよいです。
最後に、プラス1で一つ付け加えると、「感謝の言葉を常に伝えるようにする」と良いです。日本人は細部にこだわり色々なリクエストを送ってくるので、大抵は鬱陶しいと思われています。彼らからすると、過剰品質ではないか、というわけです。ただ、そう思われたとしても円滑にコミュニケーションを進めるために重要なのは感謝の言葉を伝えることです。Face to Faceでなければ、より一層言葉が大切です。
文章にしなくても、単語、フレーズで返してもOKです。
さて、いかがでしたでしょうか。海外とビジネスを進める、というと、少しかっこいい感じがしないでもないですが、実際のところは仕事の進め方や文化が違うことによるストレスはかなり大きいです。
ストレスで身を持ち崩しても会社は助けてくれませんし、成果を出せない場合でも個別事情を会社が汲み取ってくれ「仕方ないよね」と言ってくれることも少ないでしょう。つまり自分で工夫して、自分の精神や体力、そして仕事の成果を守るしかありません。なかなかハードルが高い部分もありますが、がんばってください！
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[…] さて、後編では、「では具体的にどう仕事を進めて行けばよいか」のポイントについてお伝えしようと思います。 […]