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ビジネスメールで必要になるライティング能力〜Break the Iceをやってみよう!


ビジネスメールで必要になるライティング能力〜Break the Iceをやってみよう!

当サイトの「ライティング能力を向上させる方法」記事で、「ビジネスメールで必要となるライティング能力」についてお伝えをさせて頂きましたが、「もう少し詳しい内容を聞きたい」というフィードバックを頂きました。ここでは、「中級編1」と題して、すぐに使えるtips (小ネタ、テクニック)をお伝えしようと思います。
 

Break the Iceをやってみよう

メールの冒頭で、Break the Iceをしてみましょう。なお、Break the Iceの意味を辞書で引くと、このように書いてあります(weblio辞書)。
 

(座をなごやかにするために)話の口火を切る、緊張をほぐす

 
メールで「堅苦しくなるのを回避する」「あなたのことを気にかけているよと伝える」ためにちょっとした話をいれるのが、メールでのbreak the iceです。
 
[例1]
 

How are you doing? I really wish your business is growing rapidly!
(ご機嫌いかがですか?あなたのビジネスが急成長していることを、心からお祈りしていますよ!)

 
これは、really(本当に)という言葉と、Rapidly(急速に)という言葉をいれて、さらに最後を” ! ”マークで締めくくって、やや面白い感じにしています。何度か会って、くだけた内容を送ってもいい人であれば、こうした書き始めは楽しく読んでもらえると思います。
 
[例2]
 

How’s going? Hope You and your family are doing well in new house.
(最近いかがですか?あなたとご家族が新居でお元気と思います)

 
例えば、新しく家を建てた、買った方であれば、「あなたが新居に移ったことを知っていますよ。仕事だけでなくて、あなたのプライベートの幸せも気にかけていますよ」ということを伝えると良いと思います。配偶者について、子供について、ペットについて、趣味についてなどがよいですね。
 
ポイントはサービス精神です。相手がどういうことを言ってくれれば、また聞いてくれれば喜ぶかを考えて、喜んでくれそうな文章を1,2文、書きましょう。注意するのは、相手のことを書いているつもりで、自分の話ばかりすることです。悪い例をあげてみます。
 
[例3]
 

How are you? I heard you bought a new Mercedes. Personally I also ride Mercedes more than 10 years. First I bought C class in 10 years ago, then changed it to E class….
(ご機嫌いかがですか?最近メルセデス[ベンツ]を買ったと聞きました。私も10年以上メルセデスに乗っています。最初に買ったのは10年前のCクラスで、それからEクラスに変えて、、、)

 
相手に話を振っているようにみせかけて、自分の伝えたいことばかり書こうとしていますね。俗にいう「話泥棒」です。話泥棒は面と向き合った時の会話でも、メールでも嫌がられるので要注意です。
 
続けてもう1つ悪い例をあげてみます。
 
[例4]
 

Hello. Today I watched TV news about stagnant US economy. This is a very serious situation to your company. Are you alright?
(こんにちは。今日、テレビのニュースでアメリカ経済が停滞しているとやっていました。貴社にとってとても大変な状況のようですね。大丈夫ですか?)

 
さすがにここまでひどい例は少ないと思いますが、「相手のことを気遣うつもり」で、「相手の会社のネガティブな材料」を並べるのは、メールを読むほうからすると気持ちよくないですよね。このメールを受け取った人は「そんなことは分かってる!」と思うのではないでしょうか。
 
また、ちょっと毛色は違いますが、最近個人的に送ったメールをそのまま引用していましょう。
 
[例5]
 

Hi, Pierre,
Wish you are safe.
Taro
(ピエールさん、あなたの無事を祈っています。太郎)

 
これで全文です。大変短いメールです。2015/11にパリでテロがあった後、パリに住むフランスの同僚にすぐこのメールを送りました。「遠い日本から、あなたのことを心配しています」というメールです。
 
ピエールさん自身、また友人や家族がテロに巻き込まれた可能性もあるので、もしそうだとしたら忙しいと思い、スマホで見ても一瞬で読み終わる短いメールを送りました(幸いなことにピエールさんは無事でした)。これはBreak the Iceとは少し違いますが、相手に対する気遣い、気配りなので。例として載せてみました。
 
最後にもう一つ例を載せてみます。
 
[例6]
 

How are you? Happy Deepavali!
(お元気ですか?Deepavaliおめでとう!)

 
Deepavali(地域によってはDiwaliともいいます)とはヒンズー教の新年を祝う祭りで、毎年10月か11月に1週間程度あります。インドだけでなく、世界中のインド系の住民全てのお祭りです。もしメールの相手がインド系だということが分かったら、こんな感じでお祝いメッセージをいれてみるのもよいです。
 
もちろん、クリスマスや、旧暦の新年(Chinese New Year, CNYとも略します)、その他世界各地の新年、お祭りでもそのまま使えます。なお、欧米の白人にクリスマス祝いのメールを出すときは、Merry X’masよりはHappy Holidayのほうが無難です。
 
ユダヤ教徒はX’masと同時期に休みますが、X’masではなくHolidayと言うためです(白人のお客さんの誰がキリスト教徒で、誰がユダヤ教徒かは、分からないですし、よほど仲良くならない限り、あえて聞かない方が良いです)。
 
ちなみにアメリカの「クリスマス商戦」は「Holiday Season Sale」とか「Holiday Season Business」と言い、デパートや小売店舗では一年で最も忙しい(売り上げが多い)時期になります。
 
さて、いかがでしたでしょうか。そもそも堅苦しい内容になりがちなビジネスメールにおいて、Break the Iceは、ちょっとした工夫で、相手に対して好意や関心を伝える良いチャンスです。そして、このテクニックはもちろんビジネスメール以外の友人に対するメールでもそのまま使えます。ぜひ活用してみてください。
 
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