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ビジネス英語でレポートを書く3つのポイント


ビジネス英語でレポートを書く3つのポイント

今回は、ビジネス英語でのレポートに関して、「これだけは注意しよう」という3つのポイントについて、実務経験を踏まえながらお伝えしたいと思います。
 
まず、この文章を読んで頂く方の英語のレベルは、「英語には自信がない、もしくはしばらく英語を使ったことがないが、英語でレポートを書かざるを得ない状況に置かれて困った 」というレベルを想定しています。
 
英語が拙くて笑われるのではないか、でも 「My English is poor」と、ビジネスマンがいうのも格好悪いなあ、と思われる方も多いと思いますが、「間違いがあっても、形はしっかりしているから読みやすい」と言われるレポートを仕上げる技を以下、お伝えいたします。
 

1.「アジェンダ」を決める

最初の準備作業として、「アジェンダ」を定めることが挙げられます。アジェンダとは「会議で論ずる事項(議題)の表。または課題項目」という意味です。つまり「そのレポートは何のために書いているのか?」「何の課題を解決するためのレポートか?」を説明する文章を指します。
 
この準備作業は極めて大事です。なぜならば、会議にしろ、レポートにしろ、何にしろ、「これは一体何のためにやっているのか」を具体的に説明できないと、単なる時間の無駄になりかねないからです。「何のためにこれをするのか」という、明確な目標がないまま、レポートなり会議なりプレゼンなりを進めてしまうと、時間ばかり浪費して、結果何も生まれないだけでなく、目標設定がされていない資料やプレゼンを作成した人(つまり自身)の評判を下げることになります。
 
このアジェンダを、いきなり英語で書いても良いのですが、英語に自信がないという方は、まずこれをしっかりと日本語で書くとことが大事です。
 
「とはいうものの、アジェンダをなかなか思い浮かべることができない・・・」という方は、まず5W1Hで噛み砕いて考えてみると良いと思います。これらをまとめて、1、2文程度でまとめたものがアジェンダとなります。
 

  • Who:そもそも読み手はどんな人を想定しているか?役員、管理職?
  • What: どんなテーマを書くのか?
  • When:いつ時点のものを書くのか?何カ年計画のものを想定しているのか?(中期、長期など)
  • Where:どの地域を対象としているのか?(国内、海外など)
  • Why:以上を踏まえて、なぜこれを書くのか?目標を一言で言ってみる。

 
これを固めてから、日本語を英語に訳出するだけでも、形が整うかと思われます。
 

2.構造化=結論を先に、理由を後に伝える

ビジネスで文章を書くという点において、英語であれ日本語であれ、最も大事なことは、「だれがみても相手にわかりやすく書く」ということです。
 
「だれがみても相手にわかりやすく書く」とは、内容が構造化されて、論理的に文章が書かれているということです。構造化に関しては、「ロジカルシンキング」に関する本が多くありますので、それらを参照されるのもよいと思います。構造化において最も重要なポイントを端的に言うと、「最初に結論を伝える」「そして、その結論の『なぜ』を説明する」という作業になります。
 
そもそも文章の構造は、センテンス(文)の集合体がパラグラフ(段落)で構成されますが、段落の最初に結論を書くようにします。この最初に書く文をトピックセンテンスと言います。これを心がけるだけでも、グッと文章が英語っぽくなります。
 
事実、筆者はメールでもこのやり方を実践していました。マレーシア人のディレクターより、あなたの英語はとてもわかりやすい、と褒めていただいたことがあり、自信をつけることができました。論理的に書く=結論を先に、理由を後に書く、ということは、グローバルな仕事を英語で進める上で、基礎的なスキルであるということを実感しました。
 

3.伝えるべき文章を短くする

ビジネス英語の文章は、「文学」ではありません。ビジネス英語が苦手という段階で、スティーブ・ジョブズのような華麗なプレゼンテーションを目指してはいけません。やるべきことは、上記で説明致しました通り、事実をできるだけ客観的に伝えた上で、「課題は何か」「その課題に対して何をすればよいか」を伝えることです。
 
そして、伝えるべきポイントはできるだけ絞って「文章を短く」することが必要です。これは、会社のポジションが上の人になればなるほど、できるだけ短く伝えることが重要になります。
 
ある議題について、綿密な調査をした後で報告するとなると、自分の苦労や、調査において発見したことを色々と伝えたくなるものです。しかし、報告を受ける人は、端的に「結論」「費用」「期間」「想定される効果」だけを短時間で聞いて判断を下したい、という場合が多いです。
 
よって、ここですべき作業は、「核心となるポイント」と「核心をサポートする材料」に分けることです。そして、核心となるポイントを「どれだけ短い文章で伝えるか」を考え、文章を削っていきましょう。慣れないうちは、英語が得意な他の人に見てもらうのも良いと思います。
 
逆に「核心をサポートする材料」はいくらあっても構いません。「なぜこの結論になったのか」と質問されたときに、引っ張り出してくる材料として大いに活用しましょう。このサポート材料が十分にあると、相手から質問されたときに、あわてず落ち着いて返答ができるようになります。
 
まとめ
さて、いかがでしたでしょうか。「アジェンダを決める」「結論を先に、理由を後に」「文章を短くする」という3つのポイントをカバーするだけで、あなたの英語での報告内容を、極めて分かりやすく相手に届けることができます(もちろん日本語での報告でも、このテクニックをそのまま生かすことができます)。ぜひ活用してみてください。
 
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