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英語でメールする際のポイント


英語でメールする際のポイント

ビジネス英語の勉強法」の記事で、ビジネス英語で必要とされる6つの要素を書き出してみましたが、ここでは英文メールについて的を絞って書いていこうと思います。
 
ライティング能力を向上させる方法」記事で、英語のメールは「ビジネスメールでは、創造力や美しい表現は不要。既存の例文をそのまま活用して書きましょう」とお伝えさせて頂きました。そここでは、英語のメールをいくつかの類型に分けて説明してみましょう。
 

  1. 挨拶・Thank Youメール
  2. 依頼メール
  3. クレームメール
  4. 相談メール
  5. 交渉メール

 
前提として、
書き始めは、慣れてくるまではDear XXX (親愛なるXXXさん)で統一するのがよいでしょう。Dear XXXは丁寧な言い回しなので、やや堅苦しいですが、失礼になることは一切ありません。また、終わりは、Best Regards(敬具)+フッター(名前、役職、会社名、住所、メールアドレス、電話番号、ホームページ)で統一しましょう。
 
慣れてくれば色々な言い回しを使えばよいですが、慣れるまではできるだけ毎度定型フレーズを使って、考える時間を減らしましょう。なお、以下に出てくる例文は、書き始めと終わりの部分を省略しています。
 

1.挨拶・Thank Youメール

挨拶・Thank Youメールは、最も簡単なメールです。挨拶メールは、「自分の存在を理解させたい」「自分の新しい役割(変更点)を理解させたい」「自分が相手を気にかけていることを理解させたい」のいずれかになると思いますが、いずれも込み入った内容を伝えるわけではないので、分量は短くて済みます。
 

(例)
This is Taro Hasegawa, new account manager for your company. Please let me know anything we can support you.
(私は、貴社担当の新任営業の長谷川太郎です。何かお手伝いできることがありましたらお知らせください)

 

2.依頼メール

依頼メールは、「ライティング能力を向上させる方法」記事の「3. メールで必要になる英語ライティング能力」を参照ください。掲載している例文はそのままご利用頂けます。
 

3. クレームメール

ビジネスにおけるクレームメールは様々な種類があると思いますが、言語問わず書く内容について緊張するものです。ここでは「納期が守られない」「製品の品質が低い」の2つを例にしてみましょう。
 
なお、クレームメールを書くときに重要なのは、「事実・責任の所在を明らかにする」「個人攻撃をしない」「冷静に書く」の3ポイントです。これは言語問わずとても重要です。クレームメールは書き方ひとつで、会社と会社の関係が危機に陥ることもありますので、慎重に書きましょう。
 
A. 納期が守られない
製品の納期が10日であるにも関わらず、10日経過しても物が来ないという例です。
 

(例)
As Mr. Yamada’s agreement, we sent an email with order sheet of 100 units of AAA parts on Nov, 20, 2015 within 10 business days delivery. However we did not received any parts yet. I’d appreciate if you could let us know current status immediately.
 
(山田さんとの合意に基づき、弊社は2015年11月20日に、10営業日納期で、AAA部品100個の注文書をEメールで送りました。しかしながら、1個の部品もまだ受け取っていません。至急状況を確認してご連絡ください)

 
ここでは先方の山田さんがきちんと連絡していないことに問題がありそうですが、決して山田さんを個人攻撃するような内容を書くことは避けましょう。事実だけを淡々と書きます。
 
B. 製品の品質が低い
購入した製品で不良品率が通常に比べて高いので、補償を要求するメールです。
 

(例)
We received 10,000 units of BBB smartphone which is manufactured by your company. After market release, 6% of DOA devices are returned to our warehouse. This exceeds mutual agreed target: 4%. Based on our contract and compensation term, we request your company to pay 2% of device cost.
 
(我々は貴社が製造した1万台のBBBスマートフォンを受領しました。製品出荷後、6%のDOA[Dead On Arrival: 初期不良] 端末が返却されました。これは我々が相互に合意した4%を上回ります。我々の契約と補償内容に基づき、弊社は2%分の端末コストの支払いを貴社に要求します)

 
ここでも契約書に基づく補償内容を淡々と要求しています。不良品が高いことを責めるような内容にしても意味がありませんので、冷静に書くようにしています。
 

4. 相談メール

ここでは、「選択肢のどれが適切か相談する」という話と、「勤務態度の悪い人について相談する」という話の2つをあげてみます。社内向けのメールを想定しています。
 
A. 選択肢のどれが適切か相談する
 

(例)
About Mr. Sato’s hiring term, please let me know which option would be the best.
1. Annual salary 7.5M + Incentive 10%
2. Annual salary 6.5M + Incentive 20%
3. Annual salary 8,5M + Incentive 0%
 
(佐藤さんの採用条件ですが、どの選択肢がベストかお教えください。
1. 年俸750万円 + インセンティブボーナス10%
2. 年俸650万円 + インセンティブボーナス20%
1. 年俸850万円 + インセンティブボーナス0%)

 
選択肢を出して相談するときは、選択肢を箇条書きで分かりやすく書くのがベストです。文章でだらだらと書くと読みにくく、誤解されがちです。
 
B. 勤務態度の悪い人について相談する
 

(例)
Ms. Nakano is responsible for AAA function development, however she never reported her status to us, therefore we still don’t know her development progress. This may affect product release schedule if her progress is not on schedule. Please give us an advice of her treatment.
 
(中野さんはAAA昨日の開発を担当していますが、我々に一度も状況の報告をしてきません。よって中野さんの開発状況が分かりません。もし中野さんの開発状況がスケジュール通り出なかった場合、製品の出荷スケジュールに影響がでます。中野さんに対してどのように対応すればよいかお教えください。)

 
この文章では、状況だけを淡々と伝えて、あえて選択肢をあげることを避けて、相談相手にどう対応するかを決めさせるようにしています。
 

5. 交渉メール

ビジネスにおける交渉は、直接顔と顔を突き合わせて、決定権のある人がその場で下すのが最良ですが、地理的に離れている場合や、大きな問題でないことであれば、担当者同士がメールで交渉することはよくあります。「値引き交渉」「担当者の変更交渉」を例にあげてみます。
 
A. 値引き交渉
ビジネスでよくある値引き交渉ですが、大抵の場合は特段の理由がなく「なんとかなりませんか」的な交渉になりがちです。それでは弱いので、何かしら値引きしてもらう理由、もしくは理由らしいものを並べてみるのがよいと思われます。
 

(例)
AAA company proposed huge price discount, which is 10% lower price of your unit price. Considering long business relationship, our team hopes to continue purchasing your products. However final decision will be made by purchasing division. We’d highly appreciate if you reconsider unit price.
 
(AAA社が、貴社より10%安い、大幅なディスカウント価格を提案しています。貴社との長期にわたるビジネスを考えると、我々のチームは貴社製品を購入したいと考えておりますが、最終決定は購買部によってなされます。単価について再考頂ければ大変にありがたいです)

 
自分たちは価格を決定する当事者ではないことを言いながら、他の競合並みの価格を提示してくださいと要請するメールになります。
 
B. 担当者の変更交渉
特にできる開発者を、現在のプロジェクトから別プロジェクトに異動させたいという社内交渉を想定しています。
 

(例)
Because of late schedule and its impact, ABC project is needed to have experienced talent, Ms. Hirano. We understand she engages XYZ product development from the beginning, however market potential of ABC is 100 bigger than XYZ. Thinking about company revenue growth, I, as a leader of ABC, hope to have your support to have Ms. Hirano on ABC for 6 months. Thank you very much for your understanding.
 
(スケジュールの遅れとそのインパクトのため、ABCプロジェクトは経験豊富な人員、平野さんが必要です。平野さんが最初からXYZ製品に開発に従事していることは理解しておりますが、ビジネス規模はABCのほうがXYZの100倍大きいです。会社の成長を考慮し、ABCプロジェクトリーダーとして、私は平野さんの6か月間のABCプロジェクト支援を頂きたく存じます。ご理解の程宜しくお願い致します。)

 
ABCプロジェクトは大型プロジェクトですが、スケジュール遅延を起こしています。よってスケジュール遅延の解消のため、経験のある平野さんを6カ月だけプロジェクトに回してもらえないか、と下手に出ています。
 
さて、いかがでしたでしょうか。ビジネスメールで重要なのは、事実を、冷静に書くこと、そしてメールを出した趣旨を分かりやすく説明することです。最初は緊張しますが、どんどん書いていってみましょう。

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